SECCIÓN DE CONTRATACIÓN SEDE
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La Contratación Estatal debe ser un mecanismo para proveer los bienes
y/o servicios requeridos para el desarrollo de acciones que permitan el
cumplimiento de sus fines y la sostenibilidad del país.
Por tal razón, la administración pública exige que funcionarios y
contratistas, se caractericen por su responsabilidad, su idoneidad, su
destreza en el planteamiento de objetivos y metas, su honestidad, su
compromiso con la implementación de las normas, políticas, directrices y
procedimientos y su compromiso con la transparencia y pulcritud del
manejo de los recursos públicos; su propósito esencial debe concentrarse
en la correcta y oportuna satisfacción de las necesidades institucionales.
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CAPITULO V.
“DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA”
ARTÍCULO 209. “La función administrativa está al servicio de los
intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones”.
ARTICULO 69. “Se garantiza la autonomía universitaria. Las
universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios
estatutos, de acuerdo con la ley. La ley establecerá un régimen especial
para las universidades del Estado”.
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TÍTULO III.
DEL RÉGIMEN ESPECIAL DE LAS UNIVERSIDADES DEL ESTADO Y
DE LAS OTRAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR ESTATALES U
OFICIALES
CAPÍTULO I.
NATURALEZA JURÍDICA
ARTÍCULO 57. “Las universidades estatales u oficiales deben organizarse como entes
universitarios autónomos, con régimen especial y vinculados al Ministerio de Educación
Nacional en lo que se refiere a las políticas y la planeación del sector educativo.
Los entes universitarios autónomos tendrán las siguientes características: Personería
jurídica, autonomía académica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y
podrán elaborar y manejar su presupuesto de acuerdo con las funciones que le
corresponden”.
<Inciso modificado por el artículo 1 de la ley 647 de 2001. El nuevo texto es el siguiente:>
“El carácter especial del régimen de las universidades estatales u oficiales, comprenderá la
organización y elección de directivas, del personal docente y administrativo, el sistema de las
universidades estatales u oficiales, el régimen financiero, el régimen de contratación y
control fiscal y su propia seguridad social en salud, de acuerdo con la presente ley” .
Adopta los principios y las reglas generales que regulan los acuerdos de
voluntades en la Universidad Nacional de Colombia:
Entre otros:
g. PLANEACIÓN: Antes de celebrar los acuerdos de voluntades, la
Universidad Nacional de Colombia verificará de forma integral sus planes
y determinará los estudios y diseños técnicos y económicos necesarios
para definir el objeto de los acuerdos. Así mismo, los servidores públicos
responsables de los acuerdos obtendrán las autorizaciones y aprobaciones
necesarias acordes con las políticas determinadas por la Universidad.
h. RESPONSABILIDAD: Los servidores públicos, los contratistas, los
interventores y los supervisores que participen en la celebración de los
acuerdos de voluntades, responderán por sus actuaciones, de conformidad
con lo dispuesto en la Constitución, la Ley y la normatividad vigente de la
Universidad Nacional de Colombia. (…)

El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31
de agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la
contratación estatal, planteando lo siguiente:
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“…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas
a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la
elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un
procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes:

i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.
ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que
justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja.
iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir
los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya
determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños,
planos, análisis técnicos, etc.
iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la
celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones,
cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la
modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto.
v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir
las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato.
vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores…”.
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Justificación de las órdenes contractuales o Contratos:
Es la descripción precisa y detallada de las razones que
tiene el solicitante para la adquisición de un bien o
servicio, dada su conveniencia institucional, su
correspondencia con un proyecto específico, con el
presupuesto aprobado para el mismo y los motivos que
conlleven a la invitación y selección directa, cuando
sea el caso.
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¿Cuál o cuáles necesidades se pretende satisfacer con la adquisición de ese bien
y/o servicio?
¿Para qué se requiere la adquisición de ese bien y/o servicio? ¿Cuál es la
finalidad de contratar el bien o servicio en cuestión?
¿Cómo contribuye la adquisición de este bien y/o servicio a los fines
institucionales?
¿Cómo contribuye la adquisición de este bien y/o servicio al logro de los
objetivos específicos del proyecto del cual provienen los recursos?
¿Se encuentran programados y aprobados los recursos dentro del proyecto para
la adquisición de este bien o servicio? ¿Existen recursos en el rubro específico
que corresponde a la naturaleza del bien y/o servicio que se pretende adquirir?
¿A cuál o cuáles de las causales establecidas dentro del Manual de Convenios y
Contratos (Parte I. Definiciones – Selección directa) corresponde?
¿Cuáles son las razones y motivaciones que le permiten hacer uso de la
selección directa?
(…) 3. Para el caso de adquisición de bienes y/o servicios orientados a la
ejecución de proyectos de investigación o extensión el solicitante
deberá tener en cuenta que la justificación se entiende elaborada si y
solo si:

a) La adquisición de este bien y/o servicio se encuentra explícita y
discriminada dentro de la resolución de aprobación del proyecto o en
la propuesta aprobada por la entidad contratante o financiadora; en
este último caso, deberá hacerse referencia dentro de la solicitud de
contratación a que dicha adquisición está contemplada en algunos de
los documentos anteriormente descritos.

b) En ningún caso, la descripción del rubro presupuestal será elemento
suficiente para entenderse por justificada la solicitud, en todo momento
deberá fundamentarse la adquisición con base en los parámetros
establecidos en el Manual de Convenios y Contratos.
PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN
• PLANTEAMIENTO DE LA FICHA DEL PROYECTO
• RUBROS PRESUPUESTALES
• PROPUESTA
• OBLIGACIONES DE LA UN EN EL CONVENIO O CONTRATO FIRMADO
PROYECTOS DE • RUBROS PRESUPUESTALES
EXTENSIÓN
FUNCIONAMIEN
TO
• NECESIDADES INSTITUCIONALES
• RUBROS PRESUPUESTALES
SERVICIOS PERSONALES (PN)
(Profesionales – Técnicos – Tecnológicos – Auxiliares o Asistenciales) diferente a
Consultoría, mantenimientos, alquileres, atenciones integrales, etc.
Ejemplos:

Con la contratación que se pretende realizar se busca responder a la necesidad de optimizar el servicio
del programa XXXX, ya que se requiere temporalmente del servicio profesional idóneo en el área de
Comunicaciones, que estén en capacidad de realizar la difusión de los subprogramas del proyecto,
para dar cumplimiento al plan de objetivos y meta XXXX del proyecto, que busca dar a conocer a la
comunidad universitaria en general, los cronogramas y planes y lograr con ello que se genere un
sentido de pertenencia y una mayor participación en las decisiones que afectan les afectan. De esta
forma se contribuye al estimulo de la integración y la participación de los estudiantes, para el logro de
los fines de la educación superior. La contratación con la cual se pretende satisfacer la necesidad
cuenta con los recursos presupuestales disponibles, y en el rubro de específico. La Universidad en el
momento no cuenta con personal de planta que pueda desarrollar dichas actividades. Se invita y
selecciona directamente a XXXX, dado que cumple con los requisitos, el perfil profesional y con la
experiencia suficiente para desarrollar de manera eficiente el objeto general.
SERVICIOS PERSONALES (PN)
(Profesionales – Técnicos – Tecnológicos – Auxiliares o Asistenciales) diferente a
Consultoría, mantenimientos, alquileres, atenciones integrales, etc.
Ejemplos:

Se requieren servicios profesionales en carreras administrativas que permitan la
interpretación de datos estadísticos, en el marco de las obligaciones adquiridas bajo el
Contrato Administrativo No XX suscrito entre la Universidad Nacional de Colombia y la
Aeronáutica Civil. La contratación de este servicio cuenta con la asignación presupuestal
suficiente y en el rubro de específico. En este momento el personal de planta es
insuficiente para desarrollar estas actividades por lo tanto se realizó invitación y selección
directa a XXXX, toda vez que cumple con los requisitos, el perfil profesional, con la
experiencia suficiente para desarrollar de manera eficiente el objeto general y su perfil fue
sugerido dentro de la propuesta de la Universidad, tal como se expone en el documento
adjunto a la presente solicitud.
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SERVICIOS PERSONALES (PN o PJ)
Ejemplos:
Se requiere el apoyo en el desarrollo de la Interventoría técnica en ingeniería de
minas con el propósito de dar cumplimiento oportuno a las obligaciones
derivadas del Convenio No XX suscrito con la entidad XXX. La contratación de
este servicio cuenta con la asignación presupuestal suficiente y en el rubro de
específico descritos en el convenio. La Universidad no cuenta con personal de
planta que pueda ejecutar dicha actividad, por lo tanto se invita y selecciona
directamente a XXXX, toda vez que cumple con los requisitos, el perfil
profesional, con la experiencia suficiente para desarrollar de manera eficiente el
objeto general y su perfil fue sugerido dentro de la propuesta de la Universidad,
tal como se expone en el documento adjunto a la presente solicitud.
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COMPRA DE EQUIPOS (PN o PJ))
Ejemplos:
La funcionalidad y el desarrollo oportuno del departamento XXX depende de
que cada una de sus áreas cuente con el equipo tecnológico necesario para
realizar las actividades que les han sido asignadas, y en éste sentido se ha
identificado que no se cuenta con los suficientes equipos de cómputo e
impresoras, máxime cuando cerca de 3 equipos de computo requieren ser dados
de baja, por tal razón se requiere satisfacer dicha necesidad con la compra de
equipos de informática con destino a las diferentes oficinas del Departamento.
Se cuenta con los recursos suficientes en el rubro presupuestal de compra de
equipos. Se realiza la presente solicitud de acuerdo al resultado de la evaluación
por comparación de ofertas anexo a la presente solicitud.
EL CONTRATO DEBE ESTAR VIGENTE
CONSIDERACIONES
SOLICITADA SOLO POR EL INTERVENTOR DEL CONTRATO
EL INTERVENTOR DEBE ANALIZAR Y EXPRESAR SU VIABILIDAD Y CONVENIENCIA Y RECOMENDAR
AL ORDENADOR DEL GASTO
POR REGLA GENERAL LAS ADICIONES NO PUEDEN SUPERAR EL 50% DEL VALOR INICIAL DEL
CONTRATO
LAS PRORROGAS NO TIENEN PLAZO MAXIMO O MINIMO, SIN EMBARGO DEBEN SER COHERENTES
CON EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y FINES QUE MOTIVARON EL CONTRATO INICIAL
LAS ORDENES MINIMAS DE CORTA DURACIÓN NO PUEDEN SER ADICIONADAS, PRORROGADAS, NI
SUSPENDIDAS, DADA SU NATURALEZA
SI EL CONTRATO SE PERFECCIONÓ CON PÓLIZAS, CUALQUIER ADICIÓN, MODIFICACIÓN,
PRORROGA Y/O SUSPENSIÓN, REQUERIRÁ DE SU CORRESPONDIENTE AMPLIACIÓN DE GARANTIAS.
SU JUSTIFICACION, NO PUEDE SER LA MISMA QUE ORIGINÓ EL CONTRATO.
DEFINICIONES
* La adición a los contratos se celebra cuando se requiere aumentar el
valor en razón de la incorporación de una o varias obligaciones, ítems
o productos.
* Las nuevas actividades, necesariamente, deben requerirse para el
adecuado cumplimiento del objeto contratado, es decir, serán
actividades adicionales relacionadas con el objeto general, sin
pretender cambiarlo.
* Se trata de un nuevo acuerdo de voluntades frente a la necesidad de
cumplir y ejecutar actividades que no se habían inicialmente pactado.
La adición debe ser justificada, dicha motivación debe expresar las
situaciones no previstas inicialmente que ocasionan la adición o las
variables impredecibles e irresistibles.
* Dentro de la recomendación, el interventor debe indicar si la adición
es viable, coherente e indicar los riesgos que se pretenden mitigar si
es el caso. Se debe igualmente realizar previamente revisión de los
precios acordados para restaurar el equilibrio económico, y que esto
haya sido consecuencia de hechos imprevisibles.
DEFINICIONES
* Los contratos también pueden ser objeto de prórroga, es decir
de una ampliación del plazo..
* Las ampliaciones del plazo que ocurran por causa de
incumplimiento del contratista deberán generar la aplicación de
sanciones. Por el contrario, las ampliaciones que se motiven en
circunstancias imprevisibles e irresistibles para el contratista
podrán generar el pago de compensaciones, previo análisis.
* La prorroga debe ser justificada, dicha motivación debe
expresar las situaciones no previstas inicialmente que ocasionan
la prorroga y/o las variables impredecibles e irresistibles.
* Dentro de la recomendación, el interventor debe indicar si la
prorroga es viable, coherente e indicar los riesgos que se
pretenden mitigar si es el caso.
*Las razones no deben ser producto de la falta de una correcta
planificación o de inadecuados estudios previos.
DEFINICIONES
* Es la variación que se efectúa de común acuerdo por las partes sobre los
términos y condiciones contractuales, sin que se modifique el objeto de la
orden contractual o contrato.
* Principalmente la modificación aplica cuando ampliamos o ajustamos
especificaciones técnicas del producto, de las obligaciones del contratista, de
las condiciones comerciales de plazo, lugar de entrega, interventor, (por lo
general).
*Las modificaciones no deben motivarse por incumplimiento del contratista
si las circunstancias no son imprevisibles, ejemplo: agotamiento del
producto, validez de la oferta, producto descontinuado.
* La modificación debe ser justificada, dicha motivación debe expresar las
situaciones no previstas inicialmente que la ocasionan.
* Dentro de la recomendación, el interventor debe indicar si la modificación
es viable, coherente e indicar si implica una adición presupuestal y en este
sentido debe expresar el análisis de precios de mercado cuando la
modificación implica una adición presupuestal, en caso negativo debe indicar
que no requiere de mayor imputación de recursos.
*Las razones no deben ser producto de la falta de una correcta planificación o
de inadecuados estudios o diseños previos.
DEFINICIONES
* Es principalmente una medida excepcional.
* Es el congelamiento e interrupción de actividades tanto del
contratista, como de la Universidad, en términos de la ejecución
del contrato.
* El término de la suspensión debe ser determinado o
determinable. Se suscribe mediante la respectiva acta. Puede ser
de suspensión y reinicio.
* La consecuencia inmediata es que no se puede exigir el
cumplimiento de las obligaciones y por tanto no corre el término
del plazo contractual. Por lo tanto, la suspensión no adiciona el
contrato en su vigencia o plazo.
* La suspensión está principalmente justificada con ocasión a la
presencia de situaciones no previstas de fuerza mayor, caso
fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal
del contrato; dichas suspensión debe ajustarse a los criterios de
necesidad y proporcionalidad.
EJEMPLOS:
ADICIÓN Y PRORROGA
•En consideración a que el convenio
suscrito con el ICA, fue adicionado
en valor y prorrogado en tiempo por
un mes más, se requiere la extensión
en tiempo y adición en valor de la
orden de prestación de servicios de
apoyo en Interventoría, de forma
proporcional, con el fin de atender
los
nuevos
requerimientos
del
convenio; dado que la orden
contractual es susceptible de adición
y prorroga de acuerdo a las
disposiciones
del
Manual
de
Convenios y Contratos de la
Universidad, se solicita su tramite.
MODIFICACION
•Dado que el Director titular del
Proyecto se encuentra en periodo de
vacaciones y que fue designado
mediante resolución No XXX, como
nuevo Director el proyecto el
profesor XXX, se requiere
modificación de la orden contractual
en el sentido de cambiar el
interventor de la misma.
•Dado que el proveedor mediante
comunicación del día XXX, solicita el
cambio de la forma de pago pasando
de contado comercial a pagos
parciales, justificado en que puede
hacer entrega de los equipos en
entregas parciales, sin afectar el
plazo de ejecución. Se considera que
la solicitud es viable y favorable para
la Universidad por cuanto
tendríamos acceso a los equipos de
una forma más rápida. Se anexa a la
presente solicitud la carta del
contratista
SUSPENSIÓN
•Dadas las condiciones ambientales
que aquejan a la cuidad de Bogotá,
el contratista solicita mediante
comunicación del día XXX,
suspensión de contrato por
imposibilidad técnica para ejecutar
las reparaciones locativas de la
fachada del edificio, dadas las altas
precipitaciones de lluvias de los
últimos días, por lo tanto solicita
suspensión por un mes, hasta tanto
se regule el clima. La Interventoría
considera pertinente y viable la
solicitud, a pesar de que la obra será
objeto de un retraso frente a lo
planeado, es una condición de fuerza
mayor; adicionalmente ejecutar
obras con dicha situación climática
puede aumentar los riesgos de
accidentalidad o de imprevistos
técnicos en la obra.
GRACIAS
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LA JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA