UNIVERSIDAD DE LOS ANDES.
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
EL
EFECTIVO
EL EFECTIVO
“Se entiende por Efectivo la moneda de curso
legal, es decir, emitida por el Estado y de
obligatoria aceptación dentro del Territorio
Nacional, así como los depósitos a la vista
destinados al pago de operaciones y
obligaciones de la empresa”.
Propiedades Básicas del Efectivo
Disponibilidad Inmediata.
Ninguna Limitación para
su utilización.
Partidas que Integran el Efectivo
Dinero en efectivo en Moneda Nacional.
Monedas extranjeras.
Giros Postales, Telegráficos o bancarios.
Depósitos en cuentas corrientes y de ahorro.
Oro en Barra y/o Amonedado.
Cheques de Gerencia, de Viajeros.
Cheques Devueltos por Errores de Forma.
Cheques emitidos pendientes por entregar a
sus beneficiarios.
No Aceptados como Efectivo
Cheques con Fecha Adelantada.
Cheques devueltos por falta de fondo.
Vales de cajas o adelantos a empleados
Depósitos para la creación de fondos.
Depósitos en Bancos Intervenidos.
Depósitos en un banco extranjero que de
alguna forma establezca restricciones
Depósitos sujetos algún tipo de restricción
(plazo fijo)
Estampillas Postales
La Cuenta “Caja”
“Es aquella que se encarga de registrar
todo el efectivo que ingresa a la empresa
bien sea en monedas, billetes o cheques,
dándosele un cargo, y es abonada para
registrar la salida de esos ingresos cuando
son depositados en el banco o cuando se
cancela una factura”.
La Cuenta “Banco”
El nombre de la cuenta “Banco”
representa la institución en la cual
tenemos nuestro dinero depositado y
donde se encuentra disponible en el
momento que lo necesitamos.
Estas cuentas pueden ser:
* Cuenta de Ahorro.
* Cuenta Corriente.
Documentos para Llevar un
control adecuado del efectivo
Planillas de depósito.
Estado de Cuenta
Bancario.
Tarjetas de Firmas.
Cheques.
Fondo de Caja Chica
“Es una cuenta que crea la empresa a
través de un cheque emitido a nombre
de la persona responsable de manejar
ese dinero en efectivo, cuyo objeto es
cancelar PAGOS MENORES,
estableciendo previamente su monto”.
Normas para llevar un buen
control interno del efectivo
Segregación adecuada de las funciones.
Aprobación por parte del gerente general las
correspondiente firmas autorizadas para girar
cuentas bancarias.
Controles adecuados sobre entregas diarias
de dinero mediante recibos.
Depósitos integro e inmediato de la cobranza
de cheques nominativos a nombre de la
empresa.
Normas para Llevar un buen
control del efectivo
Autorización previa de la salida de
dinero y emisión de cheques
nominativos.
Arqueo sorpresivo de los fondos.
Revisión mensual de la conciliación
bancaria.
Valorización de los saldos en moneda
extranjera
Procedimientos contables de la Caja
Chica
1.- Creación de la Caja Chica
Fecha
CUENTA Y EXPLICACION
Nov.
xxx
-xCAJA CHICA
BANCO
Asiento de Creación de la Caja
Chica
REF
DEBE
HABER
XXX
XXX
2.- REALIZACIÓN DE LOS PAGOS
FECHA
NOV. XXX
CONCEPTO
BOLIVARES
GASTOS DE VEHICULO
XXX
ARTICULOS DE OFICINA
XXX
ARTICULOS DE LIMPIEZA
XXX
CANTV
XXX
CADELA
XXX
OTROS
XXX
TOTAL
XXX
3.- Reembolso o Reposición de la Caja Chica
Fecha
CUENTA Y EXPLICACION
Nov.
xxx
-x-
REF
DEBE
GASTOS DE VEHICULO
XXX
CADELA
XXX
CANTV
XXX
ARTICULOS DE LIMPIEZA
XXX
BANCO
PARA REPONER EL FONDO FIJO
DE LA CAJA CHICA SEGÚN
RELACIÓN DE COMPROBANTES
HABER
XXX
Arqueo de Caja Chica
“ Consiste en una inspección de todos los fondos en
poder de los custodios seleccionados en una fecha
determinada”.
Consideración:
*Las personas que custodian deben estar presentes
durante el arqueo.
*En caso de no terminar el arqueo en el dia los fondos
de valores deben guardarse
*Regularizar los depósitos pendientes al dia siguiente.
*Luego del arqueo debe comprobarse su debida
contabilización
ARQUEO DE CAJA CHICA
EMPRESA XXX
AL XX-XX-XXX
Saldo de Caja Chica
Dinero en Efectivo:
______x 5.000 =
______x 2.000 =
______x 1.000 =
______x 500 =
Monedas
=
Total Dinero en Efectivo
Facturas y Recibos
Luz
Agua
Teléfono
Articulos de Oficina
Gastos de Limpieza
Vales a Empleados
Gastos Varios
Total Facturas y Recibos
Total
Saldo de Caja Chica
Más Efectivo:
Facturas y Recibos
TOTAL CAJA CHICA
________________
V.B. Contador
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXXX
________________
Firma del Cajero
Casos Especiales
A.- SOBRANTE DE CAJA CHICA
Fecha
CUENTA Y EXPLICACION
Nov.
xxx
-x-
REF
DEBE
GASTOS DE VEHICULO
XXX
CADELA
XXX
CANTV
XXX
HABER
BANCO
XXX
SOBRANTE DE CAJA CHICA
XXX
PARA REPONER EL FONDO DE
CAJA CHICA SEGÚN RELACIÓN
DE COMPROBANTES CON UN
SOBRANTE
B.- FALTANTE DE CAJA CHICA
Fecha
CUENTA Y EXPLICACION
Nov.
xxx
-x-
REF
DEBE
GASTOS DE VEHICULO
XXX
CADELA
XXX
CANTV
XXX
CUENTA POR COBRAR CUSTODIO
XXX
BANCO
PARA REPONER EL FONDO DE
CAJA CHICA SEGÚN RELACIÓN DE
COMPROBANTES CON UN
FALTANTE
HABER
XXX
EJERCICIO
La empresa “Ruvanz” C.A., crea el 03-07-2003 una caja chica por Bs.
70.000 para realizar pagos de Bs. 10.000 o menos.
El día 04-07-2003, cancela luz por Bs. 9.900.
El día 07-07-2003, se cancela el recibo de CANTV por Bs. 9.000
El día 09-07-2003, cancela artículos de oficina por Bs. 9.500.
El día 10-07-2003, cancela facturas de gasolina por Bs. 9.700
El dia 11-07-2003, cancela recibo por Bs. 8.900 de articulos de aseo.
El dia 21-07-2003, se le expide un vale a la secretaria por Bs. 10.000
El día 25-07-2003, se paga una factura por arreglo de la máquina de
escribir por Bs. 9.500
Hay en efectivo Bs. 2.500
Se pide
Realizar los asientos necesarios
Solución:
Fecha
CUENTA Y EXPLICACION
2003
Julio 03
-xCAJA CHICA
BANCO
Asiento de Creación de la Caja Chica
para cancelar facturas a Bs. 10.000
o menos
REF
DEBE
HABER
70.000
70.000
RELACIÓN DE DESEMBOLSOS DE
CAJA CHICA
FECHA
CONCEPTO
BOLIVARES
JULIO 04
LUZ
9.900
JULIO 07
CANTV
9.000
JULIO 09
ARTICULOS DE OFICINA
9.500
JULIO 10
GASOLINA
9.700
JULIO 11
ARTICULOS DE ASEO
8.900
JULIO 21
VALE A EMPLEADA
10.000
JULIO 25
REPARAC. MÁQUINA DE ESCRIBIR
9.500
TOTAL
66.500
Fecha
CUENTA Y EXPLICACION
2003
Julio 30
-x-
REF
DEBE
GASTOS GENERALES
66.500
CUENTA POR COBRAR CUSTODIO
1.000
BANCO
PARA REGISTRAR EL REEMBOLSO
DE CAJA CHICA SEGÚN CHEQUE N°
012365
Caja Chica
Bs. 70.000
Desenbolso
Bs. 66.500
Efectivo
Bs. 3.500
HABER
67.500
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